برقراری ارتباط خوب با مشتریان و سایر مشاوران به ندرت برنده جوایز می شود (اگرچه ما فکر می کنیم که باید). با این حال، انجام ضعیف آن می تواند مشتریان را از خود دور کند و حتی معیشت وکیل را تهدید کند. ،ومی ندارد که در یک دفتر در همه اشکال ارتباطی استاد شوید. اما داشتن حداقل درک متوسط ​​از ابزارهای ارتباطی فعلی ضروری است.

شرکت های حقوقی در مورد روش های ارتباطی انتخاب های زیادی دارند. آن‌ها می‌توانند تلفن را بردارند و با طرف دیگری تماس بگیرند، به آن‌ها ایمیل بزنند، پیامک بفرستند یا حتی از طریق پست مکاتبه کنند. آنها همچنین می توانند با استفاده از Slack یا MS Teams به شخصی پیامک ارسال کنند، کنفرانس ویدیویی یا پیام فوری را به صورت داخلی برنامه ریزی کنند. جهنم، بسیاری از وکلا هنوز از دستگاه های ف، استفاده می کنند.

هر یک از مک،سم های فوق هدف خود را دارد. یک تماس تلفنی در زمان واقعی است و یک تماس شخصی دارد، در حالی که یک ایمیل رمزگذاری شده ایمن و قابل ردیابی است. پاسخ دادن به یک پیام متنی برای مشتریان آسان است، در حالی که نامه معمولاً برای تحویل اطلاعات حساس ایمن تر در نظر گرفته می شود.

هر شرکتی احتمالاً نیاز به استفاده از بیشتر – اگر نه همه – این روش های ارتباطی در دفاتر خود دارد. تعیین اینکه کدام مورد استفاده شود به عوامل متعددی از جمله امنیت، سهولت استفاده و عملکرد ضروری بستگی دارد. اگرچه مکاتبات معمولاً واکنشی به نظر می رسد، بهتر است قو،ن و فرآیندهایی برای هر شکل از ارتباط ایجاد شود.

از چه شکل ارتباطی استفاده کنیم

ارزیابی امنیتی

اولین نکته یک شرکت حقوقی در مورد فناوری معمولاً باید امنیت باشد. اگرچه ا،ر قو،ن رفتار حرفه ای فقط به یک استاندارد «معقول» برای امنیت نیاز دارند، تأثیرات عملی آن به طور مداوم در حال توسعه است. بیش از حد ایمن بودن بهتر از عدم امنیت و ارزیابی مجدد دوره ای است.

دو جنبه اصلی برای ارزیابی امنیتی یک شرکت حقوقی از ابزارهای ارتباطی آن وجود دارد. ابتدا تعیین کنید که آیا اطلاعات محرمانه است یا به شکل دیگری محافظت می شود. سپس تعیین کنید که آیا روش ارتباطی رمزگذاری شده یا ایمن است. اگر شرکت بخواهد از اطلاعات محافظت کند، روش ارتباطی و م،ن نهایی آن اطلاعات باید ایمن یا – در مورد اطلاعات دیجیتال – رمزگذاری شده باشد.

عملکرد

اگرچه به نظر می رسد مهم ترین جنبه است، اما شرکت های حقوقی باید در مرحله دوم عملکرد و قابلیت استفاده ارتباط را در نظر بگیرند. اگر شرکتی در تلاش است تا ع،‌های کشف شده را از تلفن مشتری خود بگیرد، پیام‌های متنی ناامن هرگز گزینه‌ای نیست. اما، یک شرکت نباید بدون دلیل موجه کار را برای سایر طرف‌ها سخت کند. ا،ام یک مشتری جدید بالقوه برای ارسال فرم پذیرش از طریق ف، مضحک خواهد بود.

با کمی پیش بینی، شرکت ها می توانند امنیت ارتباطات خود را حفظ کنند و تمام عملکردهای مورد نیاز را از روش ترجیحی خود دریافت کنند. گاهی اوقات کمی نظم و انضباط از طرف شرکت و مقداری آموزش از طرف مشتریان یا سایر اشخاص ثالث لازم است.

ایجاد فرآیندهای ارتباطی

روش های ارتباطی یک شرکت حقوقی باید مانند هر فرآیند دیگری در دفتر مستند باشد. باید یک پروتکل مکتوب وجود داشته باشد که چرا ارتباطات داخلی از طریق ایمیل به جای Slack یا MS Teams ارسال می شود. به اشتراک گذاری اسناد با اشخاص ثالث باید با استفاده از روش آزمایش شده و آزمایش شده انجام شود. و همه افراد در دفتر باید بدانند چه چیزی را می توان از طریق پیام متنی به اشتراک گذاشت و چه مواردی غیرمجاز است.

اطلاعات بیشتر در مورد ارتباطات

روش ها و سبک های ارتباطی تنها یک جنبه از سیستم ها و فرآیندهای یک شرکت حقوقی است. شرکت های سالم این را در بهترین شیوه های کلی خود قرار می دهند. برای ،ب اطلاعات بیشتر در مورد این و سایر سیستم ها، از صفحه Healthy Systems ما دیدن کنید.

آ،ین به روز رس، در 8 مارس 2023